Polityka prywatności | Mentoring Akademicki

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy odwiedzają Państwo serwis Mentoring Akademicki (dalej: „Serwis”) i wysyłają zapytanie przez formularz kontaktowy, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Państwu przysługują. Stosujemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”).

§1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Beata Karpińska-Musiał Mentoring Akademicki, z siedzibą pod adresem ul. Arkońska 12A/11, 80-387 Gdańsk, NIP 778-110-58-83, REGON 630351016 (dalej: „Administrator”).

§2 Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres e-mail beata@mentoringakademicki.pl albo listownie na adres siedziby Administratora.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. [Do weryfikacji prawnej: potwierdzić, że wyznaczenie IOD nie jest wymagane.]

§3 Jakie dane przetwarzamy

Przez formularz kontaktowy zbieramy:

imię i nazwisko (wymagane),
stanowisko (opcjonalnie),
nazwę uczelni lub instytucji (wymagane),
adres e-mail (wymagany),
numer telefonu (opcjonalnie),
obszar zainteresowania, np. warsztaty lub mentoring kariery (wymagany),
skalę współpracy, np. liczbę uczestników lub kierunków (opcjonalnie),
preferowany termin (opcjonalnie),
treść wiadomości (wymagana),
potwierdzenie zapoznania się z tą polityką prywatności,
datę i godzinę wysłania zapytania.

Przy wysłaniu formularza zapisujemy także skrót (hash) adresu IP, utworzony z użyciem tajnego klucza, oraz informację o przeglądarce i systemie (tzw. user agent). Samego adresu IP nie zapisujemy. Te dane służą wyłącznie do ochrony formularza przed spamem i do ograniczenia liczby zapytań wysyłanych z jednej sieci (najwyżej 5 na godzinę).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie możemy odpowiedzieć na zapytanie. Prosimy nie umieszczać w treści wiadomości danych szczególnych kategorii, np. informacji o zdrowiu.

Podczas przeglądania Serwisu skrypt statystyk przesyła do Cloudflare informacje o odsłonie: adres podstrony (bez parametrów w adresie), stronę, z której nastąpiło wejście, rodzaj przeglądarki, systemu i urządzenia, kraj oraz czas ładowania strony. Cloudflare odbiera przy tym adres IP urządzenia, ale według zapewnień dostawcy nie używa go do rozpoznawania osób. Widzimy wyłącznie zbiorcze zestawienia, bez danych pozwalających wskazać konkretną osobę.

§4 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i dalsza korespondencja przed zawarciem umowy:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie dotyczy umowy, której stroną mają być Państwo,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy piszą Państwo w imieniu uczelni lub innej instytucji. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest odpowiedź na zapytanie i kontakt z osobą reprezentującą instytucję.
Ochrona formularza przed spamem i nadużyciami oraz ograniczenie liczby zapytań: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest bezpieczeństwo Serwisu.
Przechowywanie kopii zapytań i korespondencji w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeśli dojdzie do zawarcia umowy: jej wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Zbiorcze statystyki odwiedzin: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest poznanie, które treści Serwisu są przydatne, i ulepszanie go.

Nie przetwarzamy danych na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zaznaczenie pola w formularzu potwierdza zapoznanie się z tą polityką i nie jest zgodą w rozumieniu RODO. [Do weryfikacji prawnej: PRD nazywa to pole „Zgoda RODO”. Jeśli prawnik zaleci oparcie przetwarzania na zgodzie, trzeba zmienić treść pola w formularzu i ten paragraf.]

§5 Jak długo przechowujemy dane

Dane z zapytania przechowujemy przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu w danej sprawie, a następnie usuwamy je z arkusza zgłoszeń i ze skrzynki e-mail. [Do weryfikacji prawnej: proponowany okres 24 miesięcy.]

Skrót adresu IP i informacja o przeglądarce są zapisane w tym samym wierszu arkusza co zapytanie i usuwamy je razem z nim. Do ograniczania liczby zapytań używamy tylko wpisów z ostatniej godziny.

Dane statystyk Cloudflare przechowuje w pełnej postaci przez 7 dni, a następnie wyłącznie w formie zbiorczej. Zestawienia są dostępne przez 6 miesięcy.

Jeśli zawrzemy umowę, dane związane z jej wykonaniem przechowujemy przez czas trwania umowy, a dokumenty rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Jeśli wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przestaniemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec Państwa interesów, albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

§6 Odbiorcy danych

Dane powierzamy dostawcom usług technicznych, którzy przetwarzają je w imieniu Administratora i na podstawie umów powierzenia:

Cloudflare, Inc. (USA): hosting Serwisu (Cloudflare Pages) i funkcja serwerowa obsługująca formularz, a także usługa Turnstile, która sprawdza, czy formularz wysyła człowiek, oraz Cloudflare Web Analytics, która zbiera statystyki odwiedzin. Cloudflare obsługuje połączenia w najbliższym centrum danych swojej sieci, przetwarza przy tym adres IP i dane techniczne przeglądarki i może je zapisywać w krótkotrwałych logach technicznych. [Do weryfikacji: okres przechowywania logów przez Cloudflare.]
Resend (USA): wysyłka wiadomości e-mail z formularza, czyli powiadomienia do Administratora i potwierdzenia przyjęcia zapytania do nadawcy. [Do weryfikacji: pełna nazwa podmiotu i region przetwarzania.]
Google Ireland Limited (Irlandia): Arkusze Google, w których przechowujemy kopię każdego zapytania.
OVH SAS (Francja): skrzynka e-mail Administratora, czyli przechowywanie korespondencji.

Dane mogą też otrzymać osoby upoważnione przez Administratora, które odpowiadają na zapytania i realizują usługi, oraz organy publiczne, jeśli wynika to z przepisów prawa.

§7 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Cloudflare i Resend mają siedziby w USA, więc dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework (dla podmiotów, które przystąpiły do tych ram) albo standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską. Kopię stosowanych zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na adres podany w §2. [Do weryfikacji prawnej: status certyfikacji DPF każdego dostawcy i zawarte umowy powierzenia (DPA).]

§8 Prawa osób, których dane dotyczą

Mają Państwo prawo:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych (art. 17 RODO),
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (art. 20 RODO),
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO),
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z tych praw, wystarczy napisać na adres podany w §2. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Mają Państwo także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza RODO.

§9 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy osób. Turnstile automatycznie ocenia, czy formularz wysyła człowiek. Jeśli ta ocena się nie powiedzie, można wysłać zapytanie bezpośrednio na adres e-mail podany na stronie Kontakt.

Serwis nie używa plików cookie do statystyk ani reklam, dlatego nie wyświetla baneru zgody na pliki cookie.

Statystyki odwiedzin zbiera Cloudflare Web Analytics. Ta usługa nie zapisuje w przeglądarce plików cookie ani innych danych (np. w pamięci localStorage) i nie tworzy identyfikatorów pozwalających rozpoznać osobę. Widzimy tylko dane zbiorcze, np. liczbę odwiedzin podstron i źródła wejść.

Turnstile może zapisać w przeglądarce dane techniczne niezbędne do działania zabezpieczenia. Są to dane ściśle niezbędne do świadczenia usługi, o którą Państwo proszą, czyli wysłania formularza. [Do weryfikacji prawnej: zakres danych zapisywanych przez Turnstile, odczyt danych technicznych przeglądarki przez skrypt statystyk i zgodność obu z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej o przechowywaniu informacji w urządzeniu końcowym i dostępie do nich.]

§11 Zmiany polityki prywatności

Politykę zmieniamy, gdy zmieniają się zasady przetwarzania danych, np. dostawcy usług. Aktualna wersja, z datą ostatniej zmiany, jest zawsze dostępna na tej stronie.